Tietosuojaseloste

Konstantinus Suuren ja Pyhän Helenan Perinneritarikunnan tietosuojaseloste

Euroopan unionin yleistä tietosuoja-asetusta (EU 679/2016) on sovellettu kansallisesti 25.5.2018 alkaen. Konstantinus Suuren ja Pyhän Helenan perinneritarikunnassa pidämme henkilötietojen tietosuojaa tärkeänä. Sitoudumme kunnioittamaan ja toteuttamaan asianmukaista tietosuojaa. Noudatamme tietosuojalainsäädäntöä ja sitä koskevia suosituksia.

Rekisterinpitäjä:

Yhdistyksen jäsenrekisteri on yhteisrekisteri, jota käsittelevät henkilöt, jolla on syy tietojen käsittelemiseen. Viimekädessä reksiteristä vastaa hallituksen puheenjohtaja:

Pentti Viitikko

040 5511 549

Pentti.viitikko@ritarikunta.fi

Rekisterin nimi

Konstantinus Suuren ja Pyhän Helenan Perinneritarikunnan jäsenrekisteri

Rekisteröidyt

Yhdistyksen rekisteröidyllä tarkoitetaan jäseneksi haluavia, jäseniä sekä stipendiaatteja.

Tietojen kerääminen ja käyttäminen

Ritarikunnan toiminta ja jäsenyys edellyttävät henkilötietojen käsittelyä. Käytämme henkilötietoja yhdistyksen toiminnassa sekä jäsenyys-, jäsenehdokkaiden ja stipendikandidaattien asioiden hoitamisessa.

Yhdistystoiminnan mahdollistamiseksi yhdistys kerää rekisteröidyltä seuraavat tiedot:

  • Nimi
  • Henkilötunnus
  • Osoite
  • Sähköpostiosoite
  • Puhelinnumero
  • Jäsenlaji

Keräämme henkilötietoja jäsenrekisterin lisäksi erilaisten tapahtumien ja tilaisuuksien yhteydessä sekä stipendikandidaattien osalta stipendien saajista päätöksiä tehtäessä. Tiedot saadaan henkilöltä itseltään. Tällaisia tietoja ovat mm. valokuvat, joissa rekisteröity esiintyy.

Käsittelyn oikeusperusteet: Oikeusperusteena on useimmiten ritarikunnan jäsenyys, sopimus tai muu merkityksellinen suhde. L

isäksi voimme käsitellä tietoja henkilön suostumuksella.

Tietojen säilyttäminen ja suojaaminen

Noudatamme henkilötietojen käsittelyssä hyvää hallintotapaa ja tietosuojakäytäntöä. Henkilötietoja voivat käsitellä vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat niitä yhdistyksen asioiden hoitotehtävissään. Henkilötiedot on suojattu asiattomalta käsittelemiseltä.

Tietojen säilytysaikaa ohjaa osin lainsäädäntö (mm. kirjanpitolain mukainen osallistujalistojen säilytys 6 vuotta) ja jäsenrekisterissä jäsenyyden kesto. Jos säilytysaika ei perustu edellisiin, määritellään se henkilötietojen käyttötarkoituksen kannalta tarkoituksenmukaisesti. Tietoja säilytetään rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn oikeuksien sekä velvollisuuksien toteutumisen kannalta tarpeellinen aika.

Tietojen luovutus ja siirtäminen

Reksiterinpitäjä käsittelee henkilötietoja itse ja ei lähtökohtaisesti niitä kolmansille osapuolille. Ainoa tarve henkilötietojen luovuttamiselle kolmannelle osapuolelle on vuosittaisen ritarijuhlan jälkeen tehty kuvakirja juhlista, uusista jäsenistä ja jäsenkorotuksista. Kuvakirjaan osallistuminen on vapaaehtoista. Kuvakirja luovutetaan ainoastaan jäsenille.

Tietoja ei luovuteta tai siirretä EU/ETA maiden ulkopuolelle.

Rekisteröidyn oikeudet

Pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista.

Pyytää rekisterinpitäjältä häntä itseään koskevien henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.

Niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa, tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä kansalliselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.

Henkilötunnuksen käyttö ritarikunnan toiminnassa

Kysymme henkilötunnusta vain, kun se on oikeusturvan vuoksi tarpeen. Näin varmistamme, että asiointia koskevat tiedot yhdistetään oikean henkilön tietoihin. Henkilötunnusta tarvitsemme mm. stipendien maksamisessa ja jäsenmaksujen laskutuksessa, koska asiakkaan yksiselitteinen yksilöiminen on tärkeää mm. perinnässä, sekä tietopyyntöjen käsittelyssä (Tietosuojalaki 29 §).

Rekisteröityjen oikeuksien käyttäminen

Konstantinus Suuren ja Pyhän Helenan perinneritarikunnan tietojärjestelmiin rekisteröity henkilö voi pyytää EU:n tietosuoja-asetuksen perusteella omia tai alaikäisen lapsensa henkilötietoja. Voit tehdä oikeuksiesi käyttämistä koskevan pyynnön sähköpostilla osoitteeseen sihteeri@ritarikunta.fi.

Rekisteröidyn tiedot toimitetaan lähtökohtaisesti maksutta. Jos jäljennöksiä pyydetään useampia tai tietopyyntöjä esitetään toistuvasti, ritarikunta voi kuitenkin periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun.

Muutokset tietosuojaselosteessa

 Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa

Yhteystiedot

Konstantinus Suuren ja Pyhän Helenan perinneritarikunta

Osoite:  c/o Viitikko   Annentie 20, 01420 Vantaa

Tietosuojasta ja henkilötietojen käsittelystä voit kysyä lisää sähköpostilla sihteeri@ritarikunta.fi

Kansallinen valvontaviranomainen

Tietosuojavaltuutetun toimisto

PL 800, Ratapihantie 9, 00521 Helsinki

p. 029 56 66700, tietosuoja@om.fi

www.tietosuoja.fi ↗